Cómo hacer un presupuesto de diseño gráfico
Un presupuesto de diseño gráfico debe permitir que el cliente entienda qué va a recibir, qué decisiones tendrá que tomar y cuánto costará el encargo. «Diseño de marca: 1.000 €» deja demasiadas preguntas abiertas: ¿incluye una sola propuesta?, ¿también las tarjetas?, ¿qué archivos se entregan?, ¿cuántas veces se puede cambiar de dirección?
Para preparar el documento, empieza por el alcance. Después separa las partidas, explica las revisiones y los plazos y revisa el precio con el cliente. Si buscas una herramienta para hacerlo desde el móvil, puedes ver el ejemplo de presupuestos para diseñadores freelance en Quotae.
Recoge el brief antes de calcular el precio
Pide al cliente que explique para qué necesita el diseño y dónde lo utilizará. Una identidad visual para una tienda que abre dentro de un mes tiene necesidades distintas de una adaptación de piezas para una campaña ya definida.
Antes de cerrar el presupuesto, concreta:
- El objetivo del encargo y el público al que se dirige.
- Las piezas que necesita y sus formatos o dimensiones.
- Los materiales que aportará: textos, imágenes, marca existente o referencias.
- La persona que reúne el feedback y da la aprobación.
- La fecha deseada y cualquier hito que condicione la entrega.
Si falta una decisión que puede cambiar mucho el trabajo, déjala como pendiente. Por ejemplo, diseñar un folleto de cuatro páginas y uno de veinte no debería quedar cubierto por la misma descripción genérica.
Enumera entregables y exclusiones
Convierte el brief en una lista que se pueda comprobar al terminar. En una identidad visual puedes separar descubrimiento, diseño y preparación de archivos. Dentro de la descripción, indica si entregas logotipo, paleta de color y versiones finales en SVG y PDF.
Aclara también los límites relevantes: desarrollo web, impresión, redacción de textos o compra de imágenes pueden requerir trabajo adicional. No hace falta enumerar todo lo imaginable; sí las tareas que ese cliente podría dar por incluidas.
En Quotae, estas explicaciones se introducen en las descripciones y notas del presupuesto. La app presenta el texto en el documento; la definición del alcance sigue siendo una decisión del profesional.
Define qué significa una ronda de revisión
«Cambios incluidos» puede significar cosas distintas para cada persona. Una ronda puede ser una lista de ajustes reunida por el cliente sobre una propuesta concreta. Explica cuántas incluye el precio y qué ocurre si, después de aprobar una dirección, se pide empezar otra.
Un ejemplo de alcance sería: «Incluye dos rondas de revisión sobre la propuesta elegida. Las piezas adicionales y los cambios de dirección se presupuestarán aparte». Es una explicación comercial para adaptar al encargo, no una garantía legal ni un contrato completo.
Quotae permite escribir esa condición. No cuenta las rondas, valida archivos ni gestiona aprobaciones creativas. Los acuerdos sobre derechos de uso, archivos editables o licencias deben concretarse con el cliente por el medio adecuado.
Relaciona el calendario con lo que necesitas recibir
Una fecha de entrega sin condiciones puede ser difícil de cumplir si faltan los textos o el feedback. Indica desde qué momento cuentas el plazo y en qué momentos necesitas respuesta del cliente.
Por ejemplo: primera propuesta tras recibir el material, revisión de la dirección elegida y preparación de archivos tras la aprobación. Si el cliente retrasa una respuesta, revisad juntos la fecha final. Evita prometer plazos que dependan de decisiones todavía abiertas.
Ejemplo de presupuesto de identidad visual
Estos importes son ficticios y están expresados antes de impuestos. Sirven para mostrar la estructura del presupuesto; no son tarifas recomendadas ni una estimación del precio de mercado.
| Partida | Cantidad | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Descubrimiento y definición del proyecto | 1 | 250 € | 250 € |
| Diseño de identidad visual | 1 | 600 € | 600 € |
| Preparación de archivos para entrega | 1 | 150 € | 150 € |
| Subtotal antes de impuestos | 1.000 € |
El alcance de este ejemplo incluye logotipo, paleta y archivos SVG/PDF, con dos rondas de revisión sobre la propuesta elegida. La entrega se plantea a los quince días de recibir el material. No incluye web ni impresión.
Para poner tu propio precio, estima el trabajo de cada partida, los costes necesarios y el tiempo dedicado a reuniones y revisión. Puedes cobrar un importe cerrado por servicio o usar horas previstas y precio por hora. Comprueba por separado los impuestos y retenciones que correspondan a tu actividad; el ejemplo no establece ese tratamiento.
Para comparar un precio cerrado con una estimación por horas y acordar ampliaciones, consulta también la guía general de presupuestos de servicios.
Presupuesta los extras antes de hacerlos
Cuando aparezca una nueva petición, identifica qué cambia: otra pieza, un formato nuevo, una ronda adicional o una fecha más exigente. Describe el trabajo adicional, su importe y el efecto sobre la entrega, y pide al cliente que lo revise antes de empezar.
Guardar mensajes puede ayudar a recordar lo hablado, pero el documento debe reflejar el alcance que finalmente vais a trabajar. Evita que la factura sea el primer lugar donde el cliente vea un cargo extra.
Revisa el documento con ojos de cliente
Antes de enviarlo, comprueba que cada partida se entiende sin conocer tu proceso interno. Revisa nombres, cantidades, precios, entregables, exclusiones y plazos. Abre el PDF y verifica que las notas son legibles.
Con el programa de presupuestos para autónomos de Quotae puedes introducir las partidas manualmente o dictarlas y revisar el resultado. Después puedes compartir el PDF y, cuando el presupuesto esté aceptado, convertirlo en factura sin repetir las partidas. Completa y revisa los datos fiscales antes de emitirla.
Puedes ver el documento de esta demostración y el flujo disponible en la página de presupuestos para diseñadores freelance. La adaptación de Quotae a VeriFactu está en desarrollo y todavía no está disponible; su estado se explica en la guía VeriFactu.
