Cómo hacer un presupuesto de servicios

Un presupuesto de servicios explica qué vas a hacer, qué recibirá el cliente y cuánto pagará por ese alcance. Antes de calcular el total, concreta las tareas, los entregables y los límites. Después elige un precio por proyecto, por horas o una combinación y deja escrito qué ocurrirá si cambia el encargo.

Esta guía sirve para preparar esa propuesta comercial. Si ya tienes definidos el servicio y el precio y buscas una herramienta, consulta el programa de presupuestos para autónomos y freelancers.

1. Aclara el resultado antes de poner precio

«Diseño de marca», «sesión de fotos» o «pintura del salón» describen una actividad, pero no todo lo que estás ofreciendo. Pregunta qué necesita recibir el cliente, para qué lo utilizará, cuándo lo necesita y qué material o decisiones aportará.

Convierte sus respuestas en una descripción comprobable. Por ejemplo: «Logotipo, paleta y archivos finales en SVG y PDF; dos rondas de revisión sobre la propuesta elegida». Aclara las dependencias: el plazo empieza cuando recibes los textos y referencias, no necesariamente cuando envías el presupuesto.

Para un trabajo de pintura, el detalle será otro: superficie medida, preparación, acabado y material incluido. El documento debe explicar el encargo concreto; cambiar solo el nombre de la profesión no basta.

2. Elige entre precio por proyecto y por horas

• Precio por proyecto: encaja cuando el resultado y sus límites están definidos. Acuerda entregables, revisiones, exclusiones y cómo se tratan los cambios.
• Precio por horas: ayuda cuando el esfuerzo todavía puede variar. Acuerda la tarifa, la estimación, cómo registrarás las horas y el límite que requiere autorización.
• Combinación: una parte tiene precio fijo y otra depende del tiempo. Identifica qué líneas pertenecen a cada modelo.

Cobrar por proyecto no elimina la necesidad de estimar tu tiempo. Puedes calcular internamente las horas de preparación, ejecución, reuniones y revisión para decidir el precio fijo. Si cobras por horas, evita que «estimación de diez horas» se interprete como «precio cerrado de diez horas»: explica cómo se calcula el importe final.

En Quotae, una partida puede representar un servicio completo o unas horas multiplicadas por tu tarifa. Las horas se introducen como cantidad; la app no cronometra el trabajo. El precio y las condiciones son decisiones tuyas.

3. Comprueba tiempo y costes antes de cerrar el importe

Incluye el trabajo que el cliente no ve: preparar la reunión, seleccionar imágenes, comprar material, revisar archivos o desplazarte. Añade los gastos directos del encargo y ten en cuenta los costes habituales de tu actividad al calcular tu tarifa.

Como comprobación interna, imagina un servicio con diez horas previstas a una tarifa de venta de 40 € y un gasto específico de 60 €. El precio calculado sería 460 € antes de impuestos. Si el trabajo termina requiriendo catorce horas, ese mismo precio deja menos ingreso por hora: revisa qué incertidumbre puedes resolver antes de aceptar y qué cambio necesitará una nueva propuesta.

Este cálculo es ficticio. No recomienda una tarifa, no representa el coste hora de un sector y no demuestra un beneficio neto: los impuestos y los demás costes del negocio se revisan por separado.

4. Presenta las partidas de forma que se puedan comparar

Los siguientes ejemplos son ficticios, antes de impuestos. Muestran estructuras distintas y no son precios de mercado.

Diseño: proyecto con entregables definidos

• Descubrimiento y definición: 1 servicio × 250 € = 250 €.
• Identidad visual: 1 servicio × 600 € = 600 €.
• Preparación de archivos: 1 servicio × 150 € = 150 €.

Subtotal: 1.000 € antes de impuestos.

Escribe los archivos finales y las rondas incluidas. Si no incluye web ni impresión, acláralo antes del envío. La guía de presupuesto de diseño gráfico desarrolla el brief, las revisiones y la entrega; la página para diseñadores muestra el documento generado en Quotae.

Fotografía: preparación fija y sesión por horas

• Preparación: 1 servicio × 80 € = 80 €.
• Sesión: 2 horas × 120 € = 240 €.
• Selección y edición: 1 servicio × 120 € = 120 €.

Subtotal: 440 € antes de impuestos.

Indica el número de fotos finales, la localización y el plazo. Una hora adicional de sesión a la misma tarifa añadiría 120 €, pero no presupone más imágenes editadas: acuerda si también cambia la edición. La guía de presupuesto de fotografía explica esa separación y la página para fotógrafos muestra el ejemplo en la app.

Pintura: una cantidad medida

Una superficie de paredes de 40 m² a 9 €/m² suma 360 € antes de impuestos. Describe si incluye protección, preparación, dos manos y material. No mezcles metros cuadrados de suelo con superficie de paredes ni des por incluidos daños que todavía no has visto. Para ese caso, consulta la guía de presupuesto de obra.

5. Escribe las exclusiones y cómo se acuerdan los extras

Una condición útil describe una situación probable. «No incluye impresión» ayuda más que una lista genérica de todo lo que no haces. Si el cliente pide un entregable nuevo, identifica el cambio, su precio y su efecto sobre la fecha antes de ejecutarlo.

Puedes adaptar una explicación como esta:

El precio cubre los entregables y las revisiones descritos. Antes de realizar trabajos adicionales, acordaremos por escrito su alcance, importe y efecto en la entrega.

Es un ejemplo de redacción comercial, no un contrato completo. Los acuerdos de derechos de uso, cancelación o responsabilidad pueden necesitar condiciones específicas. En Quotae, las descripciones y notas recogen el texto; no cuentan revisiones, gestionan licencias ni aprueban extras automáticamente.

6. Revisa fechas, pago y versión antes de enviar

Comprueba estos puntos en el documento final:

• Cliente, datos de contacto y servicio al que se refiere.
• Entregables, cantidades, precios y desglose de impuestos aplicable.
• Exclusiones y condiciones para cambios o revisiones.
• Fecha o plazo de entrega y material que debe aportar el cliente.
• Validez de la oferta y forma y momentos de pago acordados.

Abre el PDF y confirma que las notas se leen completas. Conserva la versión enviada y los cambios aceptados. Escribir una fecha o un anticipo no reserva una sesión ni cobra dinero automáticamente.

Con Quotae puedes preparar las partidas manualmente o dictarlas y revisar el resultado. La preparación manual admite trabajo sin conexión; voz, generación del PDF, envío y operaciones de facturación necesitan conexión.

7. Pasa a la factura con una última revisión

Cuando el presupuesto esté aceptado, comprueba lo que finalmente se ha realizado y cualquier ampliación acordada. Quotae permite convertirlo en factura conservando las partidas; revisa los datos fiscales y los impuestos antes de emitirla. El presupuesto y la factura tienen funciones distintas: consulta la guía de facturación para autónomos si necesitas revisar requisitos.

La adaptación de Quotae a VeriFactu está en desarrollo y todavía no está disponible. Esa limitación es independiente de poder preparar un presupuesto de servicios claro y revisarlo con tu cliente.