Factura electrónica para autónomos: plazos y software

¿Qué es la factura electrónica y en qué se diferencia de un PDF?

Conviene separar dos ideas que se confunden. Desde 2012, el Reglamento de Facturación admite la factura en formato electrónico —un PDF enviado por email o por WhatsApp lo es— siempre que se garanticen su autenticidad, integridad y legibilidad. La factura electrónica obligatoria de la Ley Crea y Crece es otra cosa: un fichero estructurado (XML en sintaxis Facturae, UBL, CII o EDIFACT) que el programa del receptor puede leer y contabilizar sin intervención humana, que circula por plataformas de intercambio y del que la Agencia Tributaria recibe copia. El PDF seguirá siendo válido con particulares y como documento legible de apoyo, pero no cumplirá por sí solo la nueva obligación entre empresas.

¿Qué normas regulan la factura electrónica obligatoria?

Tres textos. La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Crea y Crece), impuso la obligación en su artículo 12, modificando la Ley 56/2007. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, es el reglamento que la desarrolla: define los formatos, las plataformas de intercambio, la solución pública y los estados de la factura, y retoca el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012). La tercera pieza es la orden ministerial que regula el funcionamiento técnico de la solución pública de facturación electrónica; a fecha de esta revisión sigue en fase de proyecto, y su entrada en vigor es la que pone en marcha el calendario. VeriFactu (RD 1007/2023) es una obligación distinta, aunque se solape en el tiempo.

¿A quién afecta la factura electrónica y a quién no?

Afecta a todos los empresarios y profesionales con sede o establecimiento permanente en España en sus operaciones entre sí: si eres autónomo y facturas a una empresa o a otro autónomo, entras, con independencia de tu volumen de facturación o de tu régimen en IRPF. Quedan fuera las facturas a particulares (un cliente que reforma su vivienda), las facturas simplificadas o tickets con carácter general y las operaciones con quien no esté establecido en España. Un pintor que solo trabaja para familias apenas notará el cambio; un instalador que subcontrata para constructoras tendrá que emitir y recibir factura electrónica estructurada.

¿Cuándo entra en vigor para autónomos? Calendario previsto

El reglamento fija dos fases contadas desde la entrada en vigor de la orden ministerial de la solución pública: 12 meses para empresarios y profesionales con facturación anual superior a 8 millones de euros y 24 meses para el resto. El proyecto de orden publicado en abril de 2026 prevé entrar en vigor el 1 de octubre de 2026, lo que situaría la primera fase el 1 de octubre de 2027 y la segunda —la de los autónomos— el 1 de octubre de 2028. Son fechas previstas, no definitivas, hasta que la orden se publique en el BOE. Dos matices del reglamento ayudan a los pequeños: los autónomos personas físicas disponen de 12 meses adicionales antes de que sea obligatorio comunicar los estados de la factura, y durante el primer año las grandes empresas deben acompañar la factura electrónica de un PDF legible si el receptor no acepta expresamente otra cosa.

¿Qué tendrás que hacer además de emitir la factura? Los estados

Es la novedad menos conocida. Quien recibe una factura electrónica tendrá que comunicar al emisor su aceptación o rechazo comercial, con fecha, y el pago completo con su fecha efectiva, en un máximo de cuatro días naturales (sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales) desde que ocurra cada hecho (artículo 10 del RD 238/2026). El pago completo también se comunica a la solución pública de la Agencia Tributaria, se use la plataforma que se use (artículo 12). Para los autónomos personas físicas esa comunicación es voluntaria durante los 12 primeros meses. En la práctica, tu programa tendrá que registrar cuándo te aceptan y te pagan cada factura, algo que, por otra parte, te interesa saber para reclamar impagos a tiempo.

¿Qué debe tener un software de factura electrónica para autónomos?

Con el reglamento aprobado, los requisitos mínimos ya se pueden enumerar. Si estás comparando programas, esta es la lista que debería cumplir cualquier software de factura electrónica para autónomos antes de que la obligación te alcance:

• Genera la factura en un formato estructurado admitido (Facturae, UBL, CII o EDIFACT), no solo en PDF.
• Envía y recibe facturas a través de una plataforma privada interconectada o de la solución pública de la AEAT.
• Remite a la solución pública la copia fiel en UBL de cada factura emitida por plataforma privada.
• Registra y comunica los estados —aceptación, rechazo y pago— dentro del plazo de cuatro días.
• Cumple VeriFactu (RD 1007/2023): registros encadenados, huella y código QR en cada factura.
• Incluye los campos del Reglamento de Facturación: numeración correlativa, NIF, base imponible, IVA e IRPF.
• Conserva el histórico durante el plazo de prescripción y permite exportarlo a tu gestoría.
• Funciona en el móvil, si tu día transcurre en la obra y no en una oficina.

¿Solución pública de la AEAT o plataforma privada?

El reglamento crea un sistema mixto. La solución pública, gestionada por la Agencia Tributaria, es gratuita, funciona en sintaxis UBL y actúa como repositorio universal: toda factura electrónica, se emita por donde se emita, acaba teniendo copia allí. Las plataformas privadas pueden ofrecer más formatos, integraciones y automatización, pero están obligadas a interconectarse entre sí gratuitamente cuando otra lo solicite y a transformar los mensajes entre todas las sintaxis admitidas. Para un autónomo, la elección real no es entre una u otra, sino qué programa de facturación usa y a qué se conecta ese programa. Y un aviso: el reglamento no crea ninguna lista oficial de software de factura electrónica homologado; desconfía de quien venda esa etiqueta.

¿Qué relación tiene la factura electrónica con VeriFactu?

Son dos obligaciones distintas que coincidirán en el tiempo. VeriFactu (RD 1007/2023) regula el programa con el que facturas: registros encadenados con huella, código QR y, en la modalidad verificable, envío inmediato de los registros a Hacienda. Se aplica desde el 1 de enero de 2027 a las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 a los autónomos en IRPF (RD-ley 15/2025). La factura electrónica obligatoria regula el formato en que la factura viaja entre empresas y cómo se comunica su aceptación y pago, con el calendario previsto para 2027 y 2028. Elegir un programa que cubra ambas evita cambiar de herramienta dos veces en dos años; nuestra guía sobre programas de facturación VeriFactu detalla la primera.

¿Cómo te prepara Quotae para la factura electrónica?

Con honestidad sobre el estado actual. Hoy Quotae emite facturas en PDF con todos los campos del Reglamento de Facturación —numeración correlativa, datos fiscales, base imponible, IVA e IRPF—, las envía por WhatsApp o email y conserva el histórico exportable para tu gestoría. Quotae está siendo desarrollada para cumplir VeriFactu antes de julio de 2027 y para soportar la emisión de facturas en los formatos estructurados que exige el Real Decreto 238/2026 cuando la obligación alcance a los autónomos. Las actualizaciones llegarán sin coste adicional y sin cambiar de aplicación. No afirmamos ser «compatibles» ni «homologados» antes de tiempo: esa etiqueta oficial no existe, y esta página se revisa cada vez que la normativa cambia.

¿Qué puedes hacer hoy para prepararte?

Cuatro gestos que no dependen de ninguna fecha. Primero, deja de facturar en Excel o Word: la numeración manual y los datos fiscales copiados a mano son el origen de la mayoría de facturas defectuosas. Segundo, completa el NIF y la razón social de tus clientes empresa, porque la factura electrónica estructurada los exigirá sin excepción. Tercero, guarda las facturas en la nube con copia de seguridad y no en el carrete del móvil. Cuarto, pregunta a tu gestoría si prefiere recibir tus facturas en un formato concreto y confirma con ella el calendario que aplica a tu actividad. Y cuando compares programas, usa la lista de requisitos de esta página.