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VeriFactu multas y sanciones: lo que te juegas si no cumples

21 de mayo de 2026 · Por Quotae

Una de las preguntas que más se repite entre autónomos cuando se les explica VeriFactu es la misma: “¿Y si no me adapto, qué pasa? Hacienda no se entera”. El problema con esa lógica es que el Real Decreto 1007/2023 trae un régimen sancionador específico, conectado a la Ley General Tributaria, que sí permite a la Agencia Tributaria detectar y sancionar el incumplimiento. Esta guía explica qué se considera infracción, qué tipo de multa puede caer, y por qué la cifra exacta hay que mirarla siempre en el BOE antes de calcular nada.

Respuesta rápida

Usar un sistema de facturación que no cumpla los requisitos del RD 1007/2023 después del 1 de julio de 2027 (para autónomos en IRPF) se considera infracción tributaria grave según la Ley General Tributaria. La sanción puede expresarse como un porcentaje del volumen de operaciones del año anterior con un mínimo fijo por trimestre afectado. Las cifras exactas dependen del desarrollo reglamentario y de la calificación de la infracción en cada caso concreto. No inviertas en planificación basada en cantidades aproximadas: consulta el BOE y a tu asesoría antes de cualquier decisión.

Este artículo recoge el marco normativo aplicable y los tipos de infracción más relevantes para un autónomo. La información es orientativa y no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Si recibes un requerimiento o una propuesta de liquidación, consulta inmediatamente con tu asesoría o con un abogado tributarista.

¿Cuándo entran en vigor las sanciones?

El régimen sancionador del RD 1007/2023 se aplica desde el momento en que cada obligado tributario entra dentro del ámbito obligatorio del sistema. Para autónomos en IRPF, eso significa a partir del 1 de julio de 2027. Antes de esa fecha, durante el periodo de pruebas, no hay sanción por no estar todavía dentro: el periodo previo es voluntario y se usa precisamente para que los obligados adapten sus herramientas.

Hay una excepción importante: si durante el periodo de pruebas decides emitir voluntariamente en modalidad VERI*FACTU (envío de registros a la Agencia Tributaria) y los registros que envías no cumplen los requisitos, sí pueden generar infracción aunque todavía no fueras obligado. La regla práctica: si vas a probar voluntariamente, prueba en serio.

Otro plano distinto es el del fabricante o productor de software. Las obligaciones de los desarrolladores entran en vigor con su propio calendario, y las sanciones a fabricantes por comercializar sistemas no conformes pueden imponerse antes que las dirigidas a los obligados tributarios. Esto te afecta indirectamente: si tu proveedor de software es sancionado, su producto deja de ser viable y tú te quedas sin sistema.

¿Cuánto puede ser la multa para un autónomo?

Esta es la pregunta donde hay que tener cuidado. Lo que está claro:

  • La infracción de utilizar un sistema informático que no cumpla los requisitos del RD 1007/2023 se tipifica como infracción tributaria grave en la disposición adicional correspondiente y en el artículo 201 de la Ley General Tributaria (LGT).
  • La sanción aplicable se calcula sobre el volumen de operaciones del ejercicio anterior, con un porcentaje y un mínimo absoluto que dependen de la gravedad calificada.
  • En infracciones del artículo 201 LGT, los rangos habituales para el incumplimiento de obligaciones de facturación incluyen multas porcentuales sobre el importe de las operaciones afectadas, con mínimos por trimestre y la posibilidad de graduación según reincidencia, perjuicio económico para Hacienda y otros factores.

Lo que no se debe afirmar con un número concreto en un artículo divulgativo:

  • “Te pueden multar X euros” sin más matiz. El importe final lo determina la resolución sancionadora atendiendo al caso concreto.
  • Que la sanción sea fija. No lo es: depende del volumen de operaciones afectadas y de la calificación.

Si necesitas una estimación realista para tu situación, tu asesoría puede simularla mirando tu volumen de facturación del año anterior y los baremos que efectivamente publique el BOE para la fecha en que se aplique. Verifica siempre la cifra en BOE antes de planificar.

¿Qué infracciones tipifica el RD 1007/2023?

El reglamento y su conexión con la LGT identifican varios supuestos diferenciados. Los más relevantes para un autónomo son:

  • Utilizar un sistema informático de facturación que no cumpla los requisitos. Esta es la infracción “base” que te puede afectar después del 1 de julio de 2027 si sigues usando, por ejemplo, una hoja de Excel para emitir facturas.
  • Llevar registros incompletos, inexactos o sin encadenar correctamente. Cada registro que falte o esté roto puede tratarse como infracción adicional dentro del mismo periodo.
  • No conservar los registros durante el plazo legal. El RD 1007/2023 obliga a conservar los registros con accesibilidad e integridad. Una pérdida o borrado deliberado entra en este supuesto.
  • Romper la trazabilidad e inalterabilidad. Modificar una factura emitida sin dejar el rastro exigido es una infracción específica.
  • Adquirir o utilizar un sistema certificado falsamente. Si el fabricante declara responsablemente que cumple y se demuestra que no, el productor responde; pero el obligado tributario también tiene una obligación de diligencia razonable al elegir software.

Hay un plano paralelo: infracciones del productor de software. Comercializar sistemas que no garanticen integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, inalterabilidad e identificación puede llevar a sanciones con cuantías significativas para el fabricante. No te afecta directamente como autónomo, pero sí indirectamente cuando elijas proveedor.

¿Y si uso un Excel que no cumple? ¿Me sancionan ya?

Hoy, en mayo de 2026, no. La obligación todavía no ha entrado en vigor para autónomos en IRPF. Hasta el 1 de julio de 2027 puedes seguir facturando como vienes haciéndolo, incluido Excel, Word o plantillas sueltas.

A partir del 1 de julio de 2027, sí. Excel no cumple los requisitos del RD 1007/2023 (no genera huella encadenada, no produce QR vinculado al registro, no se identifica como sistema). Si en esa fecha sigues emitiendo facturas con Excel, estás expuesto a la infracción de “utilizar sistema no conforme”.

Esto significa que durante el resto de 2026 y el primer semestre de 2027 conviene ya migrar a una herramienta que cumpla. Hemos publicado una guía específica para migrar de Excel a un sistema VeriFactu.

¿Qué pasa si el software se cae y emito una factura sin VeriFactu?

El reglamento contempla incidencias técnicas. Si tu sistema cae temporalmente (por ejemplo, sin conexión en una obra o avería del proveedor), debes:

  1. Documentar la incidencia.
  2. Emitir la factura por el método alternativo que tu sistema permita.
  3. Regularizar el registro cuando el sistema vuelva a funcionar.

Una incidencia puntual, documentada y regularizada, no debería ser sancionada. El supuesto sancionable es el uso sistemático de un sistema no conforme o la omisión deliberada de registros. Es decir: la diferencia entre “se me cayó el sistema una tarde” y “facturo todo el año fuera del sistema”.

Conviene exigir a tu proveedor que documente claramente cómo gestiona estas incidencias. Si tu software no tiene un modo de emergencia o no genera evidencia técnica de la caída, te expones a defender la incidencia sin pruebas.

¿Cómo se calcula la base de la sanción?

La regla general del artículo 201 LGT toma como referencia el importe de las operaciones afectadas por la infracción durante el periodo correspondiente. La sanción se expresa como un porcentaje de ese importe, con un mínimo absoluto por trimestre afectado y un máximo posible.

A esto se aplican circunstancias graduadoras:

  • Comisión repetida. Si ya has sido sancionado antes por una infracción de la misma naturaleza, la sanción puede incrementarse.
  • Perjuicio económico para Hacienda. Si el incumplimiento genera o facilita un menoscabo recaudatorio, se agrava.
  • Conformidad. Aceptar la propuesta de sanción y no recurrirla puede reducir el importe.
  • Pronto pago. Pagar dentro del plazo voluntario sin recurso puede aplicar una reducción adicional.

Estos factores hacen que la cifra final en un caso concreto pueda variar significativamente respecto a la cifra “teórica” del baremo. De nuevo, la simulación real solo se puede hacer con tu volumen de facturación y los baremos vigentes en el momento de la infracción.

¿Existen circunstancias atenuantes?

Sí. Las principales:

  • Regularización voluntaria. Si detectas que has estado usando un sistema no conforme y lo regularizas antes de que la Agencia Tributaria te requiera, las consecuencias son notablemente más leves.
  • Buena fe acreditada. Si tu proveedor declaró responsablemente que cumplía y resultó no ser cierto, puedes alegar diligencia razonable al elegir software. Esto no exime, pero puede atenuar.
  • Incidencias documentadas. Caídas técnicas con evidencia y regularización posterior no son la misma infracción que el incumplimiento sistemático.
  • Conformidad y pronto pago. Aceptar y pagar dentro del plazo voluntario reduce la cuantía.

La regla práctica: si descubres que vas tarde, no te escondas. Habla con tu asesoría y regulariza antes de un requerimiento. El coste de regularizar voluntariamente es siempre menor que el coste de una sanción tras inspección.

Fuentes oficiales

Las cuantías sancionadoras exactas y los baremos aplicables se actualizan periódicamente. Antes de tomar cualquier decisión basada en este artículo, consulta las fuentes primarias:

Preguntas frecuentes

¿Me pueden multar antes del 1 de julio de 2027?

No por no usar VeriFactu, porque todavía no estás obligado. Sí por otras infracciones de facturación pre-existentes (facturas no emitidas, datos falsos, conservación deficiente). Si decides emitir voluntariamente en modalidad VERI*FACTU durante el periodo de pruebas, los registros que envíes deben cumplir o pueden generar infracción.

Si mi gestoría emite mis facturas con su software, ¿quién responde si no cumple?

Depende del modelo de relación. Si la gestoría emite en tu nombre con software propio, su sistema debe cumplir VeriFactu. Pero el obligado tributario sigues siendo tú: responde primero el sujeto pasivo. La gestoría puede responder solidaria o subsidiariamente según el caso, pero la sanción se dirige al obligado en primera instancia. Esto hace especialmente importante confirmar con tu asesoría qué software usa y cuándo lo adapta.

¿Las sanciones son recurribles?

Sí. Toda sanción tributaria es recurrible primero en reposición ante la propia Administración y después en vía económico-administrativa (TEAR/TEAC) y contencioso-administrativa. Los plazos son cortos (un mes para reposición desde notificación), así que en cuanto recibas un requerimiento, contacta inmediatamente con tu asesoría o con un abogado tributarista.

¿Puedo deducir como gasto el coste del software VeriFactu?

Sí, en términos generales el software de facturación es gasto deducible para autónomos en estimación directa. Consulta con tu asesoría las particularidades de tu régimen y si conviene amortizar o gastar el coste.

¿Las sanciones son las mismas que las de TicketBAI?

No. TicketBAI tiene su propio régimen sancionador, regulado por la normativa foral de cada Hacienda. Los importes y supuestos no son idénticos a los de VeriFactu, aunque la lógica (sistema no conforme, registros faltantes, trazabilidad rota) es paralela. Si tributas en País Vasco o Navarra, consulta directamente la normativa foral aplicable.

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Lo que conviene tener claro

El régimen sancionador de VeriFactu existe, se conecta con el artículo 201 LGT, y entra en vigor para autónomos en IRPF el 1 de julio de 2027. La cifra exacta de la multa en cada caso concreto depende del volumen de operaciones, la calificación de la infracción y las circunstancias graduadoras. No tomes decisiones basadas en cifras aproximadas leídas en internet: pide a tu asesoría una simulación con tu volumen real y los baremos vigentes en el momento.

La forma más barata de evitar todo esto es preparar la transición con tiempo. Si empiezas a probar herramientas a finales de 2026, llegas a 2027 con el flujo aprendido y sin riesgo. Si quieres dejar de pelearte con plantillas y empezar a facturar desde el móvil con un sistema pensado para autónomos, empieza tu prueba gratuita de Quotae. 30 días, sin tarjeta.